Cập nhật lần cuối: 18/05/2023.
Qua thời gian thử nghiệm, hoá đơn điện tử đem lại nhiều tiện ích cho các doanh nghiệp. Nhà nước chính thức đưa ra qui định bắt buộc phải chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang việc sử dụng hóa đơn điện tử. Như vậy, khi nào sẽ bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử? Qui định về lộ trình chuyển đổi hoá đơn như thế nào?
Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử:
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội ban hành ngày 13/6/2019, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2020, trong đó có quy định các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2020. Đến nay, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, giúp quá trình giao dịch nhanh chóng, đặc biệt hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn… Sau thời gian áp dụng, cho thấy những ưu điểm, lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn
- Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn
- Không lo bị thất lạc hóa đơn
- Có độ an toàn, chính xác cao
Khi nào chính thức bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử:
Cho tới thời điểm hiện tại (Năm 2022), đã có 6 tỉnh tại Việt Nam bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 31/12/2021, 57 tỉnh còn lại áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 4/2022. Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022. Cụ thể như sau:
- Tại Quyết định 206/QĐ-BTC, từ tháng 04/2022: đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sẽ triển khai áp dụng hóa đơn điện tử .
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Từ ngày 1/7/2022: Bắt bộ áp dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,…
Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử
Tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.
Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước ngày 01/7/2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hoá đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày ngày 01/7/2022.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 17/9/2021 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
Từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022, đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế.
Trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
– Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Danh sách các nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay:
- Phần mềm hóa đơn điện tử EFY-iHOADON.
- Phần mềm hóa đơn điện tử Invoice VNPT.
- Phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice Viettel.
- Phần mềm hóa đơn điện tử ehoadon-BKAV.
- Hóa đơn điện tử meinvoice – Misa.
Trên đây, Luật Bistax tổng hợp lại các qui định về áp dụng sử dụng hoá đơn điện tử. Có thể thấy, việc chủ động chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử càng sớm mang lại nhiều lợi ích về chi phí, nguồn lực và thời gian của doanh nghiệp càng được xử lý nhanh chóng, hiệu quả nhất, đồng thời cá nhân khi mua hàng cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là nhu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch trong xu thế toàn cầu hóa – hiện đại hóa hiện nay. Đồng thời, giúp cho bộ phận kế toán doanh nghiệp hoạt động dễ dàng và tối ưu hơn.
