Cập nhật lần cuối: 27/09/2024.
Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán là quá trình quan trọng trong lĩnh vực kế toán, trong đó các giao dịch kinh tế của một tổ chức hoặc cá nhân được xác định, phân tích và ghi chép vào các tài khoản kế toán tương ứng. Điều này nhằm mục đích theo dõi và kiểm soát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản lý và tài chính.
Trong quá trình định khoản, mỗi giao dịch kinh tế được phân tích để xác định tác động của nó đến các tài khoản kế toán cụ thể. Sau đó, số tiền tương ứng của mỗi giao dịch được ghi chép vào bên Nợ và bên Có của các tài khoản tương ứng. Quá trình này đảm bảo rằng sự tăng giảm trong tài khoản được phản ánh một cách chính xác và logic trong hệ thống kế toán.
Định khoản kế toán là cơ sở để tạo ra các báo cáo tài chính, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ và báo cáo luồng tiền. Nó cũng cung cấp thông tin cho việc thực hiện kiểm toán và phục vụ cho việc đánh giá hiệu suất tài chính của tổ chức. Điều này giúp cho các bên liên quan như cổ đông, nhà đầu tư và ngân hàng có cái nhìn đầy đủ về tình hình tài chính và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ: Khách hàng thanh toán tiền mặt 20.000.000 VNĐ.
Đoạn khoản kế toán như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt: 20.000.000 VNĐ
Có TK 131 – Phải thu khách hàng: 20.000.000 VNĐ
Cách Phân loại định khoản kế toán
Căn cứ theo số lượng tài khoản trong một định khoản mà có thể chia định khoản kế toán làm 2 loại như sa:
- Định khoản giản đơn: Loại định khoản nêu lên quan hệ đối ứng của 2 tài khoản kế toán (1 là tài khoản ghi nợ và 1 là tài khoản ghi có)
- Định khoản phức tạp: Loại định khoản nêu lên quan hệ đối ứng của từ 3 tài khoản kế toán trở lên.
Ví dụ về định khoản giản đơn: Khách mua hàng hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt 20.000.000 VNĐ.
Định khoản giản đơn:
Nợ TK 156 – Hàng hóa: 20.000.000
Có TK 111 – Tiền mặt: 20.000.000
Ví dụ về định khoản phức tạp: DN mua hàng hóa nhập kho hết 20 triệu, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Định khoản kế toán phức tạp như sau:
Nợ TK 156 – Hàng hóa: 20.000.000
Nợ TK 131 – Thuế GTGT được khấu trừ: 2.000.000
Có TK 111 – Tiền mặt: 22.000.000
Nguyên tắc định khoản kế toán
Khi định khoản kế toán, các kế toán viên cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau.
- Tổng số tiền ghi vào bên Nợ các tài khoản phải bằng số tiền ghi vào bên Có các tài khoản trong cùng một định khoản.
- Một định khoản phức tạp có thể tác thành các định khoản giản đơn nhưng không được gộp các định khoản giản đơn thành một định khoản phức tạp.
Quy trình định khoản kế toán
Định khoản kế toán thực hiện theo quy trình sau:
1. Xác định đối tượng kế toán xuất hiện trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
2. Xác định tính chất tăng, giảm của từng đối tượng.
3. Xác định các tài khoản kế toán sẽ sử dụng.
4. Xác định tài khoản và số tiền ghi Nợ, ghi Có.
Xem thêm: Nguyên tắc kế toán Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình
Các trường hợp đặc biệt trong định khoản kế toán
#1 Tài khoản lưỡng tính
Tài khoản lưỡng tính là loại tài khoản có công dụng giúp doanh nghiệp nắm được tình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp đối với các tổ chức và cá nhân.
Kết cấu của tài khoản lưỡng tính:
| Tài khoản “Phải thu của khách hàng” | |
| Số dư đầu kỳ: Phản ánh số còn lại phải thu của khách hàng đầu kỳ | Số dư đầu kỳ: Phản ánh số tiền khách hàng đặt trước (Số đã thu > số phải thu) |
| Số phải thu trong kỳ | Số đã thu trong kỳ |
| Số dư cuối kỳ: Phản ánh số còn phải thu của khách hàng cuối kỳ | Số dư cuối kỳ: Phản ánh số tiền khách hàng đặt trước (Số đã thu > số phải thu) |
| Tài khoản “Phải trả người bán” | |
| Số dư đầu kỳ: Phản ánh số tiền DN đặt trước cho người bán (Số đã trả < Số phải trả) | Số dư đầu kỳ: Phản ánh số còn phải trả người bán đầu kỳ |
| Số tiền đã trả người bán trong kỳ | Số chưa trả người bán trong kỳ |
| Số dư cuối kỳ: Phản ánh số tiền DN đặt trước cho người bán (Số đã trả > Số phải trả) | Số dư cuối kỳ: Phản ánh số còn phải trả cho người bán cuối kỳ |
#2 Tài khoản điều chỉnh
Tài khoản điều chỉnh là tài khoản được sử dụng để tính toán lại các chỉ tiêu đã được phản ánh tại các tài khoản cơ bản nhằm cung cấp số liệu xác thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán.
Như vậy, sự tồn tại của loại tài khoản điều chỉnh luôn gắn liền với loại tài khoản cơ bản.
Kết cấu của tài khoản điều chỉnh bao giờ cũng ngược lại so với kết cấu tài khoản cơ bản mà nó điều chỉnh.
Dựa theo những tài khoản này để tính ra giá trị còn lại của tài sản hay giá trị thực tế của tài sản. Loại tài khoản này làm giảm tài sản, do vậy kết cấu tài khoản ngược với tài sản. Chính vì vậy mà tài khoản này sẽ thuộc phần Tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán nhưng ghi giá trị âm.
Các tài khoản thuộc nhóm này bao gồm:
- Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ
| Nợ Tài khoản 229, 214 | |
| Số phát sinh giảm trong kỳ | Số dư đầu kỳ |
| Số phát sinh giảm trong kỳ | Số phát sinh tăng trong kỳ |
| ∑ SPS i | ∑ SPS x |
#3 Tài sản cố định
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu TSCĐ, các tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình bao gồm:
- Chắc chắn thu được lợi ích trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Nguyên giá TSCĐ phải được xác định 1 cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên.
- Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên
Định khoản khi mua TSCĐ hữu hình:
Nợ TK 211
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Cụ thể:
| Nợ Tài khoản 211 | |
| Số dư đầu kỳ | |
| Số phát sinh tăng trong kỳ | Số phát sinh giảm trong kỳ |
| ∑ SPS #Số dư cuối kỳ | ∑ SPS # |
Khi đưa tài sản cố định vào sử dụng thì cứ cuối kỳ kế toán (thường chu kỳ 1 tháng) phải trích khấu hao TSCĐ và đưa vào TK 214 – Hao mòn tài sản cố định và đưa vào chi phí tương ứng.
Công thức tính khấu hao theo đường thẳng như sau;
Mức khấu hao (theo tháng) = Nguyên giá / (số năm sử dụng x 12 tháng)
Nguyên giá TSCĐ xác định theo nguyên tắc giá gốc.
Định khoản kế toán như sau:
Nợ TK 642, 641, 627
Có TK 214
| Nợ Tài khoản 214 | |
| Số dư đầu kỳ | |
| Số phát sinh giảm trong kỳ | Số phát sinh tăng trong kỳ |
| ∑ SPS i | ∑ SPS #Số dư cuối kỳ |
#4 Tài khoản chi phí trả trước
Chi phí trả trước là khoản chi phí đã trả nhưng phân bổ nhiều kỳ, số tiền tính theo tháng, bao gồm:
- Chi phí trả trước ngắn hạn với thời gian sử dụng < 1 năm
- Chi phí trả trước dài hạn với thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
Khi đưa vào sử dụng, cuối kỳ tính phân bổ cho tài sản bằng cách lấy tổng giá trị chia cho số tháng sử dụng để đưa vào chi phí. Hạch toán như sau:
Nợ TK 642, 641, 627
Có TK 242
| Nợ Tài khoản 242 | |
| Số dư đầu kỳ | |
| Số phát sinh tăng trong kỳ | Số phát sinh giảm trong kỳ |
| ∑ SPS #Số dư cuối kỳ | ∑ SPS i |
Ví dụ: Yêu cầu hạch toán, trích phân bổ cho các nghiệp vụ kinh tế sau:
1/ Mua công cụ dụng cụ với giá 50 triệu về nhập kho, đã thanh toán tiền mặt
2/ Mua máy photo giá 72 triệu về sử dụng cho văn phòng, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, máy photo sử dụng trong 3 năm.
3/ Mua máy tính nguyên giá 36 triệu sử dụng cho bộ phận bán hàng, chưa thanh toán cho người bán, máy tính sử dụng trong 3 năm.
4/ Mua 10 chiếc xe rùa tổng giá 18 triệu sử dụng cho bộ phận sản xuất, đã thanh toán tiền mặt và sử dụng trong 6 tháng.
Cách làm như sau:
1/ Nợ TK 153: 50.000.000
Có TK 111: 50.000.000
2/ Nợ TK 211: 72.000.000
Có TK 112: 72.000.000
Cuối kỳ trích khấu hao:
Nợ TK 642: 72.000.000 / (3×12 tháng) = 2.000.000
Có TK 214: 2.000.000
3/ Nợ TK 242: 36.000.000
Có TK 331: 36.000.000
Cuối kỳ trích phân bổ:
Nợ TK 641: 36.000.000 / (3×12 tháng) = 1.000.000
Có TK 242: 1.000.000
4/ Nợ TK 242: 18.000.000
Có TK 111: 18.000.000
Cuối kỳ trích phân bổ:
Nợ TK 627: 18.000.000 / 6 = 3.000.000
Có TK 242: 3.000.000
#5 Các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
- Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại
- Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại
- Tài khoản 5213 – Giảm giá hàng bán
Kết cấu như sau:
| Tài khoản 5211, 5212, 5213 | |
| Nợ | Có |
| Số phát sinh tăng trong kỳ | Số phát sinh giảm trong kỳ |
| có số dư | |
Các tài khoản 5211, 5212, 5213 là các khoản giảm trừ doanh thu nên có kết cấu ngược lại với doanh thu.
#6 Thuế giá trị gia tăng
Thuế GTGT được khấu trừ tài khoản 1331 và tài khoản thuế GTGT phải nộp là TK 3331.
Ví dụ như sau: Hóa đơn thanh toán tại siêu thị thể hiện:|
- Tiền hàng: 400.000
- VAT (10%): 40.000
- Tổng thanh toán: 440.000
Vậy khoản thuế mà người mua phải thanh toán cho người bán là khoản thuế GTGT được khấu trừ. Khoản thuế người bán thu của người mua sẽ được người bán nộp lại vào ngân sách nhà nước, khoản này gọi là thuế GTGT phải nộp.
Hiện nay có 2 phương pháp tính thuế GTGT bao gồm:
- Phương pháp khấu trừ: Sử dụng TK 1331 và TK 3331.
- Phương pháp trực tiếp: Không sử dụng TK 1331 và TK 3331.
Ví dụ: Công ty mua lô hàng trị giá 50 triệu, VAT là 10%, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Định khoản theo phương pháp khấu trừ như sau:
Nợ TK 156: 50.000.000
Nợ TK 1331: 5.000.000
Có TK 112: 55.000.000
Định khoản theo phương pháp trực tiếp như sau:
Nợ TK 156: 55.000.000
Có TK 112: 55.000.000
Ví vụ tiếp theo: Bán lô hàng thu được 100 triệu, giá chưa gồm thuế 10%, khách hàng thanh toán tiền mặt.
Định khoản theo phương pháp khấu trừ như sau:
Nợ TK 111: 110.000.000
Có TK 511: 100.000.000
Có TK 3331: 10.000.000
Định khoản theo phương pháp trực tiếp như sau:
Nợ TK 111: 110.000.000
Có TK 511: 110.000.000
Tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính sử dụng trong trường hợp:
| Tài khoản 635: Chi phí tài chính sử dụng trong các trường hợp:
|
Tài khoản 711: Thu nhập khác sử dụng trong trường hợp:
| TK 811: Chi phí khác sử dụng trong trường hợp:
|
#7 Bút toán thanh lý tài sản cố định
Ví dụ về bút toán thanh lý TSCĐ: Thanh lý TSCĐ hữu hình nguyên giá 200 triệu, hao mòn lũy kế tại thời điểm thanh lý là 160 triệu, giá thanh lý là 60 triệu, VAT 10%, Thu bằng tiền gửi ngân hàng. Chi phí thanh lý là 5 triệu trả bằng tiền mặt. Yêu cầu định khoản.
Ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 811: 40.000.000
Nợ TK 214: 160.000.000
Có TK 211: 200.000.000
Ghi nhận doanh thu từ thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 112: 66.000.000
Có TK 711: 60.000.000
Có TK 3331: 66.000.000
Chi phí thanh lý:
Nợ TK 811: 5.000.000
Có TK 111: 5.000.000
Tham khảo thêm:
Hướng dẫn cách báo cáo tài chính cho công ty mới thành lập
Dịch vụ kế toán thuế giá rẻ tại TPHCM
Mã chương nộp thuế môn bài năm 2024 – Cách tra mã chương
