Việc sai sót khi xuất hoá đơn điện tử là việc không thể tránh khỏi. Như vậy, hoá đơn điện tử bị xuất sai có thể điều chỉnh được không? Bạn cần phải nắm rõ qui định về việc điều chỉnh hoá đơn điện tử bị sai. Luật Bistax xin cập nhật thông tư mới nhất về các qui định liên quan đến điều chỉnh hoá đơn điện tử.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 78 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Các trường hợp phát hiện hoá đơn điện tử bị sai:
Các trường hợp phát hiện hoá đơn điện tử bị sai thường nằm trong các trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện, chưa gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế
- Trường hợp 2: Tự phát hiện, đã gửi cho người mua, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế
- Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử sai sót
- Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC sai sót khi đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC
Việc xác định các trường hợp xuất hoá đơn điện tử bị sai sẽ giúp cho việc xử lý điều chỉnh được nhanh hơn.
Khi nào cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai?
Điều chỉnh hoá đơn điện tử là việc chỉnh sửa, sắp xếp và cập nhật lại thông tin sai sót cho chính xác hơn. Tuy nhiên, tuỳ theo mức độ sai sót mà có thể được điểu chỉnh hay không, hay là phải huỷ hoá đơn điện tử. Như vậy, việc khai báo hoá đơn sẽ như thế nào?
Cách xử lý hoá đơn đã lập bị sai sót
1. Hoá đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp này là do người bán tự phát hiện sai sót sau khi đã xuất hoá đơn mà đã được cấp mã trên hệ thống nhưng chưa gửi cho người mua. Cách xử lý như sau:
- Bước 1: Thông báo huỷ hóa đơn điện tử do sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống
- Bước 2: Bạn lưu ý check mail hoặc theo dõi thông báo của phần mềm để nhận phản hồi từ cơ quan thuế. Nếu phản hồi chấp nhận thì bạn Lập hóa đơn điện tử mới, gửi cho Cơ quan thuế cấp mã mới (Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế)
- Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử ĐÚNG cho người mua
Lưu ý:
- Thông báo sai sót có thể lập cho từng hóa đơn hoặc cho danh sách các hóa đơn sai sót.
- Thông báo sai sót có thể lập bất cứ thời điểm nào trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh.
2. Xử lý Hoá đơn điện tử bị sai khi đã gửi cho người mua
a/ Trường hợp 2.1: Sai sót thông tin: Tên, địa chỉ người mua
Nếu HĐĐT có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hoá đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp HĐĐT không có mã chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
Sau đó Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho Cơ quan thuế về sai sót.
b/ Trường hợp 2.2: Sai sót thông tin: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa
Trường hợp hóa đơn sai thông tin mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán có thể thực hiện một trong hai cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau đó, người bán phải gửi lại hóa đơn đúng cho người mua và không phải lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế.
3. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử sai sót
Khi cơ quan thuế kiểm tra phat hiện hoá đơn điện tử bị sai sót, thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho gửi bán.
Người bán cần lưu ý thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát của cơ quan thuế. Trường hợp này, bạn cần làm rà soát thông tin bị sai ở phần nào mà cần thực hiện xử lý theo 1 trong 2 trường hợp đã nêu ở trên.
4. Lưu ý khi hoá đơn điện tử bị sai đối với ngành hàng không
Căn cứ theo điểm c, khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về Xử lý hóa đơn sai xót như sau:
“Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”
Cách xử lý hoá đơn điều chỉnh đã lập bị sai
Trường hợp hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, người mua và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì trường hợp này tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh đã lập lần đầu không thực hiện hủy hóa điều chỉnh đã lập và lập lại hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc.
Đồng thời khi lập hóa đơn điều chỉnh lần hai hình thức điều chỉnh phải thực hiện đúng theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Đối với nội dung điều chỉnh về giá trị trên hóa đơn thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
– Trường hợp theo quy định HĐĐT được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
– Trường hợp người bán lập HĐĐT khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy HĐĐT đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Đối với HĐĐT không có mã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo phương thức chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp Mẫu 01/TH-HĐĐT thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Trên đây là các chia sẻ về cách điều chỉnh hoá đơn điện tử bị sai theo nghị định, thông tư mới nhất hiện nay. Nếu bạn vẫn còn chưa hiểu hoặc cần giải đáp thêm, bạn hãy để lại bình luận vào dưới bài viết hoặc liên hệ số hotline dịch vụ kế toán của Luật Bistax.
