Cập nhật lần cuối: 26/07/2024.
Làm thế nào để giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động cho doanh nghiệp? Làm cách nào để tiết kiệm ngân sách tài chính? Đây là hai câu hỏi được đặt ra không chỉ của các doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của việc chi phí vật chất ngày càng tăng mà còn cả Start Up đang và sẽ thành lập công ty trong thời đại của công nghệ số. Tuy vậy, điều tất yếu mà doanh nghiệp muốn giữ vững là “quyền lợi khách hàng, giá trị doanh nghiệp và lợi ích của nhân viên”. Và xây dựng một chiến lược để bảo đảm những giá trị ấy luôn luôn được bảo tồn. Một trong giải pháp hữu hiệu nhất phải kể đến là sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo thay thế cho thuê văn phòng truyền thống. Cách thay đổi này không những vừa tiết kiệm tài chính mà vẫn đảm bảo đầy đủ các nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Xem thêm: Cho thuê văn phòng full nội thất tại Quận Bình Thạnh
1. Văn phòng ảo là gì?
♦ Khía cạnh pháp lý
Hiện nay, định nghĩa văn phòng ảo thuật ngữ không có trong quy định bằng văn bản của các cơ quan quản lý và vẫn chưa được quy định theo pháp luật Việt Nam
♦ Khía cạnh kinh tế
Văn phòng ảo được hiểu đơn giản là địa chỉ đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Địa chỉ này là nơi mà khách hàng đối tác có thể thấy khi tìm kiếm trên các trang điện tử. Văn phòng này hoàn toàn có thật ngoài thực tế, tuy nhiên, nó được cung cấp bởi dịch vụ cho thuê bất động sản và được cho thuê cùng lúc nhiều doanh nghiệp.
2. Tính hợp pháp của văn phòng ảo
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TP HCM
Vậy văn phòng ảo có hợp pháp không? Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 : “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh”. Như vậy quy định trên hiểu rằng, công ty cần phải có trụ sở để thực hiện giao dịch. Cũng theo quy định của Luật này, Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Trụ sở là nơi:
+ Có gắn tên doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh, chi nhánh (Điều 37 và điều 40)
+ Nơi lưu giữ các tài liệu của doanh nghiệp (Điều 11)
+ Là nơi mà ban kiểm soát tiếp cận tài liệu công ty khi có phát sinh (Điều 171)
Như vậy, việc sử dụng Văn phòng ảo hoàn toàn đáp ứng được các quy định mà pháp luật đề ra, không trái với quy định của pháp luật.
3. So sánh văn phòng ảo và văn phòng truyền thống
Luật Bistax chỉ ra cho bạn sự khác nhau giữa thuê văn phòng ảo và thuê văn phòng truyền thống tại cùng 01 địa điểm để khách hàng dễ hình dung. Cụ thể:
| STT | Đặc điểm | Văn phòng ảo | Văn phòng truyền thống |
| 1 | Diện tích sử dụng | Một phần của văn phòng | Toàn bộ văn phòng |
| 2 | Chủ thể thuê | Nhiều doanh nghiệp | Một doanh nghiệp |
| 3 | Các giao dịch/dịch vụ thực hiện | 1. Đặt trụ sở theo quy định pháp luật 2. Các dịch vụ cộng thêm tuỳ thoả thuận thuê với dịch vụ cho thuê. Có thể toàn bộ các dịch vụ liên quan như: Lễ tân, giao nhận, chỗ ngồi, phòng họp,… | 1. Đặt trụ sở theo quy định pháp luật 2. Toàn bộ các dịch vụ theo nhu cầu của công ty phù hợp với pháp luật. |
| 4 | Chi phí | 1. Chi phí thuê văn phòng từ dịch vụ | 1. Chi phí thuê văn phòng từ chủ sở hữu hoặc bên cho thuê lại (có sự đồng ý của chủ sở hữu) 2. Chi phí bảo trì, lau dọn, dịch vụ gửi xe 3. Chi phí điện nước 4. Chi phí thuê lễ tân, giao nhận, …. |
| 5 | Giá thành thực tế | Dưới 02 triệu đồng/ tháng | Từ 20 triệu đồng trở lên |
4. Đối tượng sử dụng và lợi ích văn phòng ảo
Như vậy, dựa trên việc so sánh giữa 02 hình thức văn phòng trên và tình hình kinh tế tại Việt Nam, các đối tượng nên sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là:
♦ Doanh nghiệp kinh doanh các hình thức kinh doanh điện tử, thương mại điện tử ít sử dụng văn phòng. Đa số các nhóm doanh nghiệp không sử dụng nhiều văn phòng nhưng cần trụ sở có thiết kế hiện đại, tạo sự sang trọng, chuyên nghiệp khi tiếp đón các đối tác, nhà cung ứng.
♦ Doanh nghiệp mới thành lập: tiết kiệm chi phí, không bị “giam” vốn khi đặt cọc thuê văn phòng. Giảm thiểu các chi phí phát sinh.
♦ Doanh nghiệp có nhân sự ít. Các văn phòng được chia sẵn khi xây dựng, diện tích lớn không sử dụng hết, không phù hợp với nhu cầu sử dụng. Tối ưu hoá không gian, tạo sự gắn kết giữa các thành viên.
♦ Doanh nghiệp có nhu cầu đặt trụ sở tại trung tâm, vị trí đắc địa với chi phí thấp.
♦ Các doanh nghiệp đang thực hiện làm việc tại nhà. Các doanh nghiệp sắp hết thời hạn thuê văn phòng truyền thống nhưng chưa cần tìm văn phòng mới. Tìm kiếm văn phòng đặt trụ sở để lưu trữ tài liệu và họp khi cần thiết.
♦ Doanh nghiệp có nhu cầu đặt chi nhánh công ty, tạo quy mô cho doanh nghiệp với chi phí thấp.
5. Các lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TP HCM
♦ Lựa chọn bên cho thuê đáng tin cậy
♦ Có giấy tờ chứng minh ngành nghề kinh doanh cho thuê lại bất động sản
♦ Hợp đồng giao dịch rõ ràng
♦ Văn phòng đúng với mục đích sử dụng theo quy định của pháp luật
♦ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước
6. Lý do lựa chọn sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo tại TP HCM của Luật Bistax
Luật Bistax có cơ sở toạ lạc tại Quận Bình Thạnh, TPHCM. Một địa điểm thuận lợi giao thông giữa các quận huyết mạch.
Luật Bistax có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp từ dịch vụ làm giấy phép kinh doanh, khai báo thuế, lao động …. Và cả cho thuê văn phòng ảo tại thành phố Hồ Chí Minh. Lựa chọn các vị trí thuận lợi để đặt trụ sở, pháp lý rõ ràng, Luật Bistax cung cấp cho khách hàng không dừng lại ở vai trò cho thuê, khách hàng của Luật Bistax có thể đăng ký các dịch vụ cho doanh nghiệp tại đây để dễ dàng quản lý kinh doanh, thực hiện các thủ tục pháp lý kịp thời, nhanh chóng.
Liên hệ báo giá ngay hotline: 07777 23283 (Support Zalo, Viber, Whatsapp) để được tư vấn chi tiết các bước thực hiện.
Bạn có thể thêm các nội dung sau đây:
Dịch vụ kế toán – khai báo thuế
Bảng giá chi phí thành lập công ty
Thủ tục thành lập Công ty Cổ phần
TOP 10 Văn Phòng Chia Sẻ Tại TPHCM Giá Rẻ – Được Đánh Giá Cao
Cho Thuê Chỗ Ngồi Làm Việc Giá Rẻ Tại TPHCM – Full Tiện Nghi
