Cập nhật lần cuối: 01/11/2023.
Tất cả các dữ liệu thông tin cung cấp dịch vụ, xuất nhập hàng hoá đều được qui vào hoá đơn và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp cần phải đảm bảo những nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử. Sẽ có những trường hợp sai sót có thể điều chỉnh hoặc thay thế, tuy nhiên có trường hợp bắt buộc phải huỷ. Với nghiệp vụ chuyên môn về dịch vụ kế toán của Luật Bistax, chúng tôi có bài viết chia sẻ về các trường hợp phải huỷ hoá đơn? Huỷ hoá đơn có bị phạt hay không? Cách huỷ hoá đơn theo đúng qui định.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói
Phân biệt huỷ và tiêu huỷ hoá đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng. Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau, với các cách thực hiện khác nhau.
Khi nào được phép hủy hóa đơn điện tử?
– Trường hợp người nộp thuế đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người nộp thuế có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi về cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Lưu ý:
– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Huỷ nhiều hoá đơn điện tử có sao không? Có bị phạt không?
Hiện nay, nếu hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp phải hủy thì sẽ không bị xử phạt. Còn các trường hợp hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật sẽ bị xử phạt.
Căn cứ Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức xử phạt của việc hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật như sau:
– Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
+ Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
+ Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
+ Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
+ Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
– Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
Xem thêm: Qui định về điều chỉnh hoá đơn điện tử bị sai
Hóa đơn điện tử hủy có cần biên bản không?
khi huỷ hoá đơn điện tử, việc lập biên bản hủy và nêu rõ lý do hủy là điều cần thiết.
Trường hợp cần lập biên bản huỷ hóa đơn điện tử là:
1 – Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành: Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hóa đơn điện tử như do thay đổi Thông tư, muốn đổi nhà cung cấp… cần hủy trong khoảng 30 ngày kể từ khi không sử dụng.
2 – Doanh nghiệp thay đổi thông tin, ngừng hoạt động, chuyển cơ quan thuế…: Trong các trường hợp này việc hủy hóa đơn cũ là cần thiết và nên sớm đặt cũng như thông báo sử dụng hóa đơn mới để thay thế.
3 – Khi đã lập và phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử: Trường hợp này có 2 khả năng xảy ra:
- Trường hợp 1 – Hóa đơn lập nhưng chưa giao cho người mua: Với tình huống này bên bán sẽ lập biên bản hủy hóa đơn, nêu rõ lý do hủy và gửi thông báo theo mẫu 04 để báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
- Trường hợp 2 – Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua và cả 2 bên chưa kê khai thuế: Với trường hợp này người bán cần thực hiện 3 thủ tục sau: lập biên bản hủy hóa đơn và cả 2 bên cùng ký xác nhận, gửi báo cáo về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu số 04, lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi lại bên mua.
4 – Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán: Thông thường quy định của Luật kế toán là hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời hạn này người dùng có thể hủy hóa đơn điện tử (nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền).
5 – Hóa đơn đã lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật: Đó có thể là những hóa đơn lập khống hoặc có dấu hiệu vi phạm khác thì cần thực hiện hủy theo đúng quy định.
Download Mẫu Biên Bản Huỷ Hoá Đơn Tại Đây.
Cách huỷ hoá đơn điện tử đúng qui định
Chuẩn bị hồ sơ huỷ hoá đơn điện tử
Tại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ “Hồ sơ hủy hóa đơn” gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Mẫu này có thể do doanh nghiệp tự lập nội bộ.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Trong bảng kiểm kê cần nêu đầy đủ các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (cần kê chi tiết từng số, nếu hủy nhiều và liên tục thì có thể ghi hủy từ số… đến số…).
- Biên bản hủy hóa đơn theo mẫu Thông tư 39 hoặc Thông tư 78.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) và phải đảm bảo có các nội dung chính như: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
- Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu trữ tại bên lập hóa đơn. Trong đó, thông báo kết quả hủy hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn cần được lập thành ít nhất 02 bản. Với thông báo kết quả hủy hóa đơn thì 01 bản lưu tại doanh nghiệp còn 01 bản gửi đến cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ khi hủy hóa đơn. Còn biên bản bản hủy thì bên bán giữ 01 bản, bên mua giữ 01 bản để đối chiếu khi cần.
Cách hủy hóa đơn điện tử:
Cách hủy hóa đơn điện tử còn phụ thuộc vào trường hợp hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể:
1 – Hủy hóa đơn điện tử do viết sai:
- Lập sai hóa đơn nhưng chưa ký số và chưa gửi cho bên mua: Theo tình huống này, người lập thì chỉ cần thực hiện xóa hóa đơn sai và lập hóa đơn mới bằng phần mềm.
- Lập sai hóa đơn nhưng đã ký số và gửi cho bên mua: Thì người lập cần xóa bỏ hóa đơn lập sai, lập hóa đơn mới thay thế và lập biên bản hủy hóa đơn có chữ ký xác nhận của 2 bên.
- Lập sai hóa đơn, đã ký số gửi cho bên mua và 2 bên đã thực hiện kê khai: Trường hợp này, người lập sẽ lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử bị sai , ghi rõ lý do lập sai, nội dung điều chỉnh và 2 bên ký đóng dấu, xác nhận. Sau đó, còn tùy thuộc vào tình huống điều chỉnh tăng hay điều chỉnh giảm/điều chỉnh khác để thực hiện các bước cho phù hợp.
2 – Hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Thông tư cũ hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động:
- Trước tiên bạn cần xác định số lượng hóa đơn phải hủy và thực hiện thao tác này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. Lưu ý, chọn phương pháp hủy hóa đơn là phương pháp điện tử.
- Cần đính kèm biên bản hủy và quyết định hủy hóa đơn vào trong thông báo hủy hóa đơn điện tử.
- Khi thao tác xong thì kết xuất thông báo hủy dưới dạng file XML để ký gửi lên trang Thuế điện tử.
Trên đây là các chia sẻ về cách huỷ hoá đơn điện tử theo nghị định, thông tư mới nhất hiện nay. Nếu bạn vẫn còn chưa hiểu hoặc cần giải đáp thêm, bạn hãy để lại bình luận vào dưới bài viết hoặc liên hệ số hotline dịch vụ kế toán của Luật Bistax.
Tham khảo thêm:
Những lưu ý quan trọng khi xử lý hoá đơn đầu vào mà kế toán phải nắm rõ
Top 10 các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay
Qui trình làm việc của dịch vụ kế toán doanh nghiệp
Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ uy tín tại TPHCM
Thủ Tục và Hồ Sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập
