Những lưu ý quan trọng khi xử lý hoá đơn đầu vào mà kế toán phải nắm rõ

Xử lý hoá đơn đầu vào là một trong những yêu cầu của nghiệp vụ kế toán. Đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các phương án và kỹ năng xử lý kịp thời nhằm tránh thiệt hại cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm chuyên môn từ dịch vụ kế toán của Luật Bistax, chúng tôi xin chia sẻ những lưu ý quan trọng khi xử lý hoá đơn đầu vào mà kế toán của doanh nghiệp cần phải nắm rõ.

Hoá đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

Thế nào là hoá đơn đầu vào hợp lệ?

Hóa đơn đầu vào hợp lệ phải là hóa đơn có nội dung, tiêu thức ghi trên hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn đúng theo quy định chính phủ như trên. Bất cứ hình thức sai sót nào vi phạm những quy định đó sẽ được coi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ.

Qui định về nội dung trên hoá đơn đầu vào:

Nội dung cơ bản ghi trên hóa đơn đầu vào phải có đầy đủ thông tin sau:

• Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán, người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
• STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo những yếu tố sau về mặt nội dung:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử không có liên
• Ký hiệu số Serial
• Chữ ký điện tử
• Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Qui định về thời điểm xuất hoá đơn đầu vào

Thời điểm xuất hóa đơn không đúng quy định thì hóa đơn đó sẽ được coi là hóa đơn khống, không hợp lệ để kê khai hạch toán thuế GTGT. Vì thế, kế toán cần nắm rõ các qui định dưới đây sau khi nhận hoá đơn đầu vào:

Căn cứ vào nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với các hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc phải là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với các hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao thì sẽ lập hóa đơn có khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao.Thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử khi này cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc bàn giao này.
• Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử được xác định theo đúng thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
• Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập xuất hóa đơn sẽ là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
• Đối với tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hay tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.

*Lưu ý: Hóa đơn xuất sai thời điểm bên bán sẽ phải chịu phạt theo quy định:

• Phạt cảnh cáo với những trường hợp lập xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Những trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
• Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật.

Qui định về thời hạn kê khai hoá đơn đầu vào

Tại Khoản 8, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào như sau:

Thuế GTGT đầu vào phát sinh ở kỳ nào thì sẽ được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng rồi hay chưa.

Với các doanh nghiệp khi phát hiện hóa đơn đầu vào khi kê khai, hoặc khấu trừ có sai sót thì được phép kê khai, khấu trừ bổ sung tại kỳ tính thuế. Tuy nhiên, việc kê khai bổ sung phải được hoàn thành trước khi cơ quan thuế có thẩm quyền công bố quyết định thanh kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế.

Như vậy, có thể hiểu là các hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn kê khai. Nếu phát hiện sai sót thì người nộp thuế có thể kê khai bổ sung tại bất cứ thời điểm nào, trước khi có quyết định thanh kiểm tra thuế để được hưởng khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trong trường hợp kê khai bổ sung hóa đơn GTGT đầu vào sau thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh kiểm tra thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ, hoàn thuế.

Những trường hợp thường gặp khi xử lý hoá đơn đầu vào

1. Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên

Theo qui định, đối với những hoá đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải được thanh toán bằng tài khoản ngân hàng mang tên công ty và không được thanh toán bằng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được khấu tiền trừ thuế GTGT.

1.1. Trường hợp hóa đơn đầu vào mua cùng một ngày

Với trường hợp này, kế toán cần chia nhỏ các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thành nhiều hóa đơn có GTGT dưới 20 triệu đồng để thanh toán tiền mặt và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

* Lưu ý: Phải rà soát tất cả hóa đơn cùng một ngày để tránh trường hợp tổng số tiền mua hàng có giá trên 20 triệu đồng.

1.2. Trường hợp hóa đơn đầu vào được thanh toán nhiều lần

Trong trường hợp này thì tất cả các lần thanh toán đều phải được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, tính cả số tiền đặt cọc lần đầu để làm cơ sở giao dịch mua – bán hàng.

Nếu kế toán đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng thì cần yêu cầu người bán trả lại tiền mặt đã đặt cọc và chuyển tiền cọc qua ngân hàng để khoản tiền cọc đó được khấu trừ tiền thuế.

2. Xử lý hóa đơn đầu vào để mua tài sản cố định

Những tài sản cố định như ô tô có giá trị từ 1.6 tỷ đồng trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng các tài sản cố định đó cho mục đích vận tải thì được khấu trừ.

3. Xử lý Hóa đơn đầu vào của dự án đang tạm dừng

Các khoản thuế GTGT của một dự án đang bị tạm dừng và đến thời hạn quyết toán thì sẽ không được tính vào chi phí hợp lý để khấu trừ thuế GTGT. Vì vậy, kế toán cần chuyển phần chi phí của các dự án tạm dừng sang những dự án đang hoạt đông hoặc đã nghiệp thu để được hưởng khấu trừ thuế.

4. Xử lý hóa đơn đầu vào từ năm trước hạch toán sang năm sau

Hóa đơn đầu vào đã được kê khai nhưng chưa được hạch toán của năm trước đó và hạch toán bổ sung vào năm kế tiếp thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn năm đó.

5. Hóa đơn đầu vào năm trước, quý trước chưa kê khai xử lý như thế nào?

Trong nhiều trường hợp, kế toán viên có thể bỏ sót hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thuế. Vậy, số hóa đơn đó phải giải quyết như thế nào?

Hiện nay, theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và Công văn số 414/TCT-KK thì người nộp thuế sẽ được kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót vào bất cứ lúc nào nhưng phải trước khi cơ quan thuế có quyết định kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế. Kể từ khi phát hiện thiếu, hoặc sai sót, nếu hóa đơn đầu vào quý trước, năm trước chưa kê khai, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện kê khai bổ sung trên phần mềm HTKK.

6. Hóa đơn bỏ sót trong kỳ đã kiểm tra, thanh tra thuế thì có được kê khai bổ sung không?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 5, Nghị định số 83//2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 thì khi Cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận và quyết định xử lý thuế sau kiểm tra, thanh tra, nếu người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp, được kiểm tra, thanh tra còn bỏ sót thì người nộp thuế vẫn được tự khai bổ sung, điều chỉnh cho đúng; việc xử lý căn cứ vào chế độ quy định, nguyên nhân chủ quan khách quan của việc khai sót, chưa đúng thì cần phải điều chỉnh lại.

7. Hoá đơn ăn uống (tiếp khách) không bị khống chế 

Từ khi luật 71/2014/QH13 có hiệu lực, các khoản chi phí tiếp khách, khánh tiết không còn bị khống chế nữa. Tuy nhiên, chi phí tiếp khách phải đảm bảo phục vụ sản xuất kinh doanh (tiếp đối tác làm ăn) và phải có bảng kê chi tiết ăn uống đính kèm hoá đơn.

Như vậy, qua bài viết chia sẻ này, hy vọng sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ về cách xử lý hoá đơn đầu vào. Để tránh các sai sót và bị phạt không đáng tiếc, nhân viên kế toán phải biết cách quản lý từng loại hoá đơn. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có người quản lý hoặc chưa có ai đảm nhiệm nghiệp vụ kế toán cho doanh nghiệp, thì bạn có thể tìm đến công ty dịch vụ kế toán tại TPHCM của Luật Bistax. Chúng tôi sẽ hoàn thiện tất cả các thủ tục thuế, báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm với mức phí chỉ bằng 1/3 phí thuê nhân viên kế toán.

Hãy liên hệ ngay đến số hotline 07777 23283 để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo thêm:

• Thủ Tục và Hồ Sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập
• Bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói tại Luật Bistax
• Qui trình làm việc của dịch vụ kế toán doanh nghiệp