Cập nhật lần cuối: 28/10/2022.
Mã số, mã vạch là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động về hàng hóa, sản phẩm dựa trên việc ấn định cho đối tượng cần phân định (bằng cách sử dụng máy in mã vạch) và thể hiện mã đó dạng vạch để thiết bị, cụ thể là máy quét mã vạch có thể đọc được dữ liệu. Việc đăng ký mã vạch sản phẩm mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức cung cấp sản phẩm ra thị trường, chẳng hạn như: mở rộng thị phần, kiểm soát sản phẩm, tăng hiệu suất làm việc – tiết kiệm chi phí nhân công. Nói như vậy để có thể thấy được tầm quan trọng của việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm. Vậy, quy trình thực hiện đăng ký mã vạch cho sản phẩm được tiến hành như thế nào?
Mã vạch là gì
Mã vạch hay còn gọi là barcode, là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số thông qua các loại như:
♦ Mã vạch 1D (hay còn gọi là mã vạch tuyến tính) như: UPC, EAN, code 39…;
♦ Mã vạch 2D (hay còn gọi là mã vạch ma trận) như: QR code, PDF417, Data Matrix…;
♦ Chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác.
Mã số mã vạch là cách để nhận biết được xuất xứ, nguồn gốc sản phẩm, vừa là cách giúp doanh nghiệp xác định được thương hiệu trên thị trường.
Lợi ích của việc đăng ký mã vạch sản phẩm
Đăng ký mã vạch sản phẩm là việc tổ chức, cá nhân đăng ký với cơ quan nhà nước là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, từ đó, tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng.
Mã vạch cho sản phẩm gồm 2 phần:
- Mã số là một dãy các con số được sử dụng nhằm phân định sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức.
- Mã vạch là một dãy các vạch được sắp xếp song song giúp quáy quét mã vạch có thể đọc được thông tin.
Đăng ký mã vạch sẽ mang lại những lợi ích sau đây:
- Đăng ký mã vạch giúp dễ dàng kiểm soát sản phẩm, dịch vụ
- Đăng ký mã vạch giúp mở rộng hoạt động kinh doanh
- Đăng ký mã vạch thỏa mãn nhu cầu khách hàng khi mua sản phẩm
- Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân công
Qui định về mã số mã vạch cho sản phẩm
Có nhiều loại mã vạch phổ biến được sử dụng để in trên hàng hóa, nhưng phổ biến nhất là UPC, EAN, Code 39, Interleaved 2 of 5, Codabar và Code 128. Mỗi loại mã vạch này sẽ được cấu tạo gồm một dãy số theo quy định và có quy tắc riêng.
Đăng ký mã vạch sản phẩm
Tùy vào khu vực mà bạn sử dụng để xác định thật kỹ loại mã vạch mà bạn cần. Nếu là khu vực Bắc mỹ, Anh, Úc thì đăng ký mã UPC. Nếu ở các phần của Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ La tinh thì bạn phải đăng ký mã vạch EAN. Doanh nghiệp Việt Nam thường đăng ký mã EAN.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lý mã mặt hàng (mã I) của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn. Những sản phẩm khác nhau về tính chất (ví dụ như bia và nước ngọt), về khối lượng, về bao gói… đều phải được cho những mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (thay đổi trọng lượng, cách bao gói…) đều phải được cấp mã mặt hàng mới.
Các cách để tạo mã số mã vạch cho sản phẩm
Có 3 cách thông dụng để tạo mã số mã vạch cho sản phẩm:
Cách 1: tạo mã vạch online trên site: https://barcode.tec-it.com/vi
Cách 2: tạo mã vạch bằng phần mềm Excel
Cách 3: tạo mã vạch bằng phần mềm Corel hoặc Illustrator
Thành phần hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm
Sau khi bạn đã có được danh sách mã vạch sản phẩm, thực hiện đăng ký mã vạch được thực hiện tại Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lương – Bộ Khoa học và Công nghệ (8 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội).
Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng mã số, mã vạch cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp đến cơ quan này, thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 05 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật chất lượng sản phẩm, hàng hoá;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.
- Danh sách sản phẩm cần đăng ký mã số mã vạch
Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện thủ tục mã số, mã vạch, lập 01 bộ hồ sơ tương ứng theo quy định, nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới cơ quan thường trực về mã số, mã vạch.
- Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu.
- Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.
Thời gian giải quyết hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Trong vòng 20 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Trung tâm mã số mã vạch quốc gia sẽ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Trong vòng 5 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, bạn sẽ nhận được thông báo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung.
Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.
Đối với doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, sản phẩm nước ngoài tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 15 và Mẫu số 16 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP;
- Đối với xác nhận sử dụng mã số nước ngoài: Bản sao bằng chứng phía đối tác nước ngoài ủy quyền cho tổ chức được quyền sử dụng mã số, mã vạch dưới hình thức thư, hợp đồng ủy quyền, bằng chứng chứng minh đơn vị ủy quyền sở hữu hợp pháp mã số ủy quyền, danh mục sản phẩm tương ứng với mã ủy quyền…;
- Đối với xác nhận ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch: Bản sao hợp đồng hoặc thư ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch kèm danh mục sản phẩm tương ứng mã số ủy quyền.
Phí đăng ký mã vạch cho sản phẩm
Sau khi thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp mã vạch tạm thời để sử dụng. Khoảng 02 tháng sau doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã vạch chính thức. Việc thu phí, lệ phí đăng ký mã vạch được thu theo năm, hàng năm, doanh nghiệp phải nộp phí duy trì sử dụng mã vạch đúng hạn, tức trước 30/6, nếu chậm nộp, mã vạch sẽ bị thu hồi.
Doanh nghiệp sẽ phải nộp chi phí đăng ký mã vạch và phí duy trì hằng năm như sau: (cập nhật tại điều 4 của Thông tư 232/2016/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/01/2017)
Đối với mức thu phí cấp, hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch:
– Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 là: 1 triệu đồng/mã
– Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) là: 300 nghìn đồng
– Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8(GTIN-8) là: 300 nghìn đồng.
Đối với mức thu phí đăng ký sử dụng là số vạch nước ngoài:
- Hồ sơ từ 50 mã sản phầm trở xuống: 500 nghìn đồng/1 hồ sơ
- Hồ sơ trên 50 mã sản phầm: 10 nghìn đồng/mã
Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hằng năm:
– Sử dụng mã doanh nghiệp GS1:
- + Loại 10 số (doanh nghiệp sử dụng 100 số vật phẩm): 500 nghìn đồng/năm
- + Loại 9 số (doanh nghiệp sử dụng 1 000 số vật phẩm): 800 nghìn đồng/năm
- + Loại 8 số (doanh nghiệp sử dụng 10 000 số vật phẩm): 1 triệu 500 nghìn đồng/năm
- + Loại 7 số (doanh nghiệp sử dụng 100 000 số vật phẩm): 2 triệu đồng/năm
– Sử dụng mã địa điểm toàn cầu: 200 nghìn đồng.
– Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu có 8 chữ số EAN-8: 200 nghìn đồng.
Nếu cá nhân, tổ chức mà được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch từ sau ngày 30/6 thì chỉ nộp 50% mức thu tương ứng duy trì từng loại mã số mã vạch.
Dịch vụ tư vấn đăng ký mã vạch cho sản phẩm uy tín tại Luật Bistax
Việc đăng ký mã số mã vạch đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ tính chất sản phẩm, nhu cầu thị trường vì mã số mã vạch có nhiều loại. Việc không hiểu và sai mã sẽ dẫn đến làm thủ tục bị sai và khi đăng ký lại phải tốn kém thêm chi phí.
Khi chọn dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm tại Luật Bistax, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp:
- Bản sao giấy phép kinh doanh;
- Danh sách sản phẩm cần đăng ký MSMV.
Luật Bistax sẽ tư vấn và thay mặt doanh nghiệp hoàn thành mọi thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm.
