Cập nhật lần cuối: 02/08/2024.
Trong quá trình hoạt động, nếu công ty có nhu cầu đổi lại tên công ty mới, bạn có thể nộp hồ sơ thay đổi tên công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục thực hiện thay đổi tên công ty có thể nộp hồ sơ trực tiếp hay qua mạng điện tử trên trang cổng thông tin quốc gia. Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thay đổi tên công ty qua mạng online một cách dễ dàng.
Điều kiện đăng ký thay đổi tên công ty qua mạng online
Doanh nghiệp không được đăng ký, thông báo thay đổi tên công ty trong các trường hợp sau:
– Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
– Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;
– Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra, Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên quy định tại Bộ luật Tố tụng hình sự;
– Doanh nghiệp đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký”.
Một số lưu ý trước khi nộp hồ sơ thay đổi tên công ty qua mạng online
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thay đổi tên công ty qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.
Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Công ty phải nhanh chóng thực hiện đăng ký thay đổi tên của công ty trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi. Việc thay đổi tên không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ nào của công ty.
Tên mới của công ty vẫn phải tuân thủ các quy định trong việc đặt tên của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản liên quan.
Thay đổi tên công ty qua mạng cần chuẩn bị hồ sơ sau:
- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. (Theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên (do Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch hội đồng thành viên/chủ sở hữu ký).
- Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên.
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Lưu ý: các giấy tờ cần được scan sang định dạng file pdf có kích thước dung lượng đúng theo qui định.
Các bước cách đăng ký thay đổi tên công ty qua mạng online
Sau khi doanh nghiệp đã kiểm tra tính hợp lệ của tên công ty mới không bị trùng và phù hợp với quy định. Thì bạn sẽ tiến hành các bước đăng ký thay đổi tên công ty qua mạng như sau:
Bước 1: Nhập địa chỉ http://dangkyquamang.dkkd.gov.vn trên Web → Nhấn nút [Enter] trên bàn phím để truy cập vào trang thông tin điện tử
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh, điền các thông tin Tên đăng nhập, Mật khẩu → Nhấn nút [ĐĂNG NHẬP]
Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn [DỊCH VỤ CÔNG] → [ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP QUA MẠNG ĐIỆN TỬ]. Tiếp tục chọn [ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP]
Sau đó tiếp tục chọn [ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP]
Bước 4: Chọn phương thức nộp hồ sơ
Tùy từng trường hợp cụ thể, người dùng chọn một trong các phương thức sau:
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Sử dụng chữ ký số công cộng.
Lưu ý:
Nếu nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh, phải nộp bản giấy đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Khi nộp bằng Chữ ký số công cộng thì không cần nộp bản giấy.
Bước 5: Chọn hình thức đăng ký
- Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp.
- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký. ha [Trở về] để quay lại màn hình trước.
Bước 6: Tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi
Lưu ý:
Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số).
Bước 7: Chọn loại đăng ký thay đổi
Tick chọn thẻ [Thay đổi nội dung ĐKDN] và chọn [Có] tại phần [Thay đổi tên doanh nghiệp].
Bước 8: Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ
- Tick chọn loại tài liệu đính kèm hoặc giữ Ctrl + Tick để chọn nhiều loại tài liệu cùng lúc → Nhấn nút [Chọn] để thêm tài liệu vào danh sách.
- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.
- Nhấn [OK] để xác nhận các loại tài liệu đính kèm hoặc [HỦY] để quay lại chọn các tài liệu đính kèm.
Bước 9: Thông tin chờ xác nhận
- Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã điền về loại hình doanh nghiệp, thông tin về tài liệu đính kèm tương ứng.
- Nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước. Trạng thái của hồ sơ chuyển thành Đã lưu.
Bước 10: Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký thay đổi tên qua mạng điện tử
Nhập khối thông tin đăng ký thay đổi
Nhập các thông tin về Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng Việt, tên doanh nghiệp viết tắt, tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài.
Lưu ý:
Chỉ nhập và ấn Lưu đối với những thông tin liên quan đến tên công ty, KHÔNG ấn Lưu tại những khối thông tin không sửa đổi, bổ sung.
Điền khối thông tin Người nộp hồ sơ
Người nộp hồ sơ thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ, để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.
Điền khối thông tin Người ký
Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
- Người nộp hồ sơ thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Người nộp hồ sơ chọn khối thông tin [Người ký].
- Trong trường Tìm kiếm email: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhấn nút [Tìm kiếm] → Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ không chỉnh sửa được.
- Để tìm kiếm được thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải:
- Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường.
- Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng. Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩn bị).
- Người nộp hồ sơ nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin Chức danh.
- Người nộp hồ sơ nhấn nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ. Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách những người ký lên hồ sơ.
Lưu ý:
- Nếu người nộp hồ sơ muốn xóa tên một cá nhân nào đó khỏi danh sách các cá nhân cần ký lên hồ sơ, chọn nút [Xóa] tương ứng với cá nhân đó trong danh sách. Xác nhận lại việc xóa tên cá nhân cần ký lên hồ sơ → Tên cá nhân này sẽ được xóa khỏi danh sách.
- Nếu người nộp hồ sơ chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng, thì tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng. (Hệ thống không cho phép cá nhân có Tài khoản đăng ký kinh doanh ký lên hồ sơ này).
- Nếu người nộp hồ sơ chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh, thì tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh. (Hệ thống không cho phép cá nhân có chữ ký số công cộng ký lên hồ sơ này).
Kiểm tra thông tin hồ sơ
- Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu.
- Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.
- Trong trường hợp có cảnh báo lỗi: Tick vào dòng cảnh báo lỗi, hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi.
- Sau khi sửa lỗi, nhấn nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi.
- Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo.
- Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên.
- Nhấn nút [Xem trước] để hiển thị dự thảo giấy chứng nhận;
Bước 11: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ đăng ký thay đổi qua mạng điện tử
- Sau khi chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đã đề cập tại Bước 1.
- Công ty scan (quét) từng văn bản giấy và tải lên trên hệ thống.
Cách tải tài liệu đính kèm
- Nhấn [Chọn tệp] → [Tải lên] để tải các văn bản đã scan lên trên máy lên trên hệ thống.
- Nhấn chọn vào từng tài liệu đính kèm để chọn tên loại đính kèm tương ứng.
- Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm.
- Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu).
- Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.
Bước 12: Chuẩn bị hồ sơ
- Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút [Chuẩn bị].
- Nhập mã xác nhận hiển thị trên màn hình → Nhấn nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.
- Hồ sơ được chuyển sang trạng thái Đã chuẩn bị và không thể chỉnh sửa được thông tin.
Bước 13: Ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
- Để tiến hành ký số/Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký. Nhấn nút [Ký số/ Xác thực bằng tài khoản ĐKKD] để tiến hành ký số/xác thực.
- Hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký thực hiện các bước sau:
- Cắm USB token vào ổ cắm USB của máy tính.
- Tick chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”.
- Nhấn nút [Xác nhận] → Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ.
- Nhấn nút [Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD].
- Nhập mã PIN.
- Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].
- Hồ sơ dùng tài khoản đăng ký kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm ký thực hiện các bước sau:
- Tick chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm” → Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo.
- Nhấn nút [Xác nhận].
- Khi hồ sơ đã có đầy đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành Đã ký.
- Nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ → Nhấn nút [Hủy bỏ việc ký hồ sơ] và thực hiện lại bước ký lên hồ sơ từ đầu.
Bước 14: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh
Người nộp hồ sơ nhấn nút [Nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD] để hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty qua mạng. Khi được hệ thống tiếp nhận, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái Đã gửi đi.
Trong 03 (ba) ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra kết quả chấp thuận hồ sơ. Nếu hồ sơ có sai sót, sẽ ban hành yêu cầu sửa đổi hồ sơ.
Các thủ tục sau khi thay đổi tên công ty
Có kết quả thay đổi tên công ty do Phòng đăng ký kinh doanh thông báo không có nghĩa tất cả các thủ tục đã hoàn tất. Công ty còn phải thực hiện các thủ tục sau khi thay đổi tên công ty, bao gồm:
1. Thay đổi con dấu công ty
Dấu doanh nghiệp có thể được thay đổi. Việc thay đổi tên doanh nghiệp là một trong những trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu.
Mặc dù hiện nay doanh nghiệp được tự quản lý về mẫu dấu và không cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để đồng nhất về mặt hồ sơ, tài liệu và tạo niềm tin cho các đối tác, khách hàng, doanh nghiệp cần thay đổi mẫu dấu theo tên doanh nghiệp mới.
2. Thay đổi thông tin ngân hàng, bảo hiểm xã hội
* Tài khoản ngân hàng
Kể từ ngày 01/05/2021, thông tin về tài khoản ngân hàng không còn là thông tin đăng ký thuế nữa. Vì vậy, sau khi thành lập, doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng không cần phải thông báo với bất kỳ cơ quan nào.
Tuy nhiên, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động giao dịch. Vì vậy, để thông tin của doanh nghiệp được đồng nhất, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải thay đổi thông tin về ngân hàng.
* Bảo hiểm xã hội
Khi có bất cứ thay đổi nào, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Khi đó, theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp lập Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới nộp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đã tham gia.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc qua dịch vụ I-VAN để thực hiện thủ tục này.
3. Thay đổi thông tin tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp
* Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
Doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi đổi tên, căn cứ vào điểm g khoản 1 Điều 17 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 154 Điều 6 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT
4. Nhãn hiệu
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi thay đổi tên, công ty đó sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mang tên mới. Tên cũ của công ty sau khi đã được sửa đổi có thể được một trong số các công ty khác đăng ký sử dụng.
Việc tên cũ được công ty khác sử dụng có thể gây nhầm lẫn về chủ sở hữu của nhãn hiệu. Mặt khác, các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nhãn hiệu của công ty cũng không được thống nhất.
5. Thay đổi lại hóa đơn giá trị gia tăng VAT
Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên công ty cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có tên của công ty.
