Cách xử lý Một số tình huống thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Cách xử lý Một số tình huống thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót? Và cách xử lý những sai sót đó như thế nào?

1. Người nộp thuế đã thông báo hóa đơn điện tử sai sót lên cơ quan thuế thì có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy hay không?

Căn cứ tại Công văn 1499/TCT-CS năm 2023 về hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành thì:

Trong trường hợp người nộp thuế đã thông báo hóa đơn điện tử sai sót lên cơ quan thuế, với tính chất “hủy” thì không thể không phục trạng thái của hóa đơn điện tử đã hủy bởi:

Hệ thống hóa đơn điện tử đã tự động xử lý và ghi nhận đúng trạng thái người nộp thuế gửi đến và không có quyền điều chỉnh trạng thái hóa đơn của người nộp thuế.

Theo quy định tại khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Do đó, khi người nộp thuế tra cứu trên cổng của cơ quan thuế thì các hóa đơn này sẽ thể hiện thông tin là hóa đơn đã bị hủy và không thể khôi phục.

2. Người nộp thuế không phải gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót lên cơ quan thuế trong trường hợp nào?

Căn cứ tại Mục 2 Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 về xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót như sau:

Về xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

…

– Về việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT:

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Như vậy, người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; cụ thể như sau:

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

…

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Hay nói cách khác, người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập khi sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

3. Việc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót đối với người nộp thuế đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Công văn 575/TCT-QLN năm 2023 thì Tổng cục Thuế đã có ý kiến trả lời vướng mắc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót đối với người nộp thuế đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn như sau:

Trường hợp người nộp thuế lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót thì đều phải lập hóa đơn mới.

Trường hợp Công ty đang bị áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn, Công ty cần lập hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho hóa đơn đã lập thì Công ty được sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh và phải nộp ngay ít nhất 18% doanh thu trên hóa đơn được sử dụng vào ngân sách nhà nước theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 34 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ; cụ thể như sau:

Cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn

…

4. Trình tự, thủ tục thực hiện biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn

…

d) Trường hợp đang áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn mà người nộp thuế có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn để có nguồn thanh toán tiền lương công nhân, thanh toán các khoản chi phí đảm bảo sản xuất kinh doanh được liên tục thì cơ quan thuế tiếp tục cho người nộp thuế sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh với điều kiện người nộp thuế phải nộp ngay ít nhất 18% doanh thu trên hóa đơn được sử dụng vào ngân sách nhà nước.