Cập nhật lần cuối: 11/10/2024.
Việc thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty sẽ làm cho một số các giấy tờ nội bộ công ty phải tiến hành việc điều chỉnh khớp với thông tin đã thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt một trong các giấy tờ quan trọng là hóa đơn GTGT của công ty. Dù trường hợp thay đổi cùng quận hay khác quận. Trên hóa đơn của công ty đã được thông báo phát hành đều phải điều chỉnh lại địa chỉ số cho đúng với đăng ký kinh doanh của công ty. Sau đây, là hướng dẫn thay đổi địa chỉ kinh doanh trên hoá đơn điện tử GTGT
Cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi địa chỉ công ty
khi thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện pháp lý của một hóa đơn điện tử. Có 2 trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử đó là:
- Trường hợp 1: Thay đổi tên/ địa chỉ công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý
- Trường hợp 2: Thay đổi tên/ địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý
Với mỗi trường hợp trên thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi chỉ công ty thì doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ nơi doanh nghiệp chuyển đến.
Cách nhanh nhất để thay đổi địa chỉ trên hoá đơn
3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi địa chỉ công ty
- Hủy các số hóa điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng
- Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng
- Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó.
Làm thông báo hủy hóa đơn điện tử nếu không sử dụng nữa
Nếu sau khi thay đổi tên hoặc địa chỉ đăng ký kinh doanh, nếu doanh nghiệp không muốn hủy các số hóa đơn còn lại, không sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo một trình tự như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Chủ doanh nghiệp ra quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm: đại diện Ban lãnh đạo công ty (Giám đốc/Tổng giám đốc) và đại diện bộ phận kế toán.
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lương hóa đơn hủy (từ số….. đến số……) theo quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần phải hủy có đầy đủ chữ ký của Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 3: Tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn phải ghi rõ những thông tin của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy từ số…. đến số….
- Hình thức hủy hóa đơn (hủy trên phần mềm đối với hóa đơn điện tử)
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC (doanh nghiệp lập mẫu trên phần mềm HTKK) nộp tới Cơ quan thuế bằng chữ ký số trong vòng 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn tại nội bộ công ty.
Công ty vẫn muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã in trước đó
1. Trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận không thay đổi cơ quan quản lý thuế
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng hết, thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng Cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn
Để điều chỉnh địa chỉ trụ sở trên mẫu hóa đơn doanh nghiệp theo các bước sau:
Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK (hoặc Lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại Thông báo phát hành hóa đơn trên phầm mềm hóa đơn của doanh nghiệp) và online trên trang ”https://thuedientu.gdt.gov.vn/”
Bước 2: Cập nhật lại địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: ”http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/” Nếu cơ quan thuế chưa chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ Cơ quan thuế để được hướng dẫn.
Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp vào mục Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể xuất hóa đơn điện tử. Nếu không thao tác được, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để được hỗ trợ.
2. Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn đồng thời thay đổi luôn Cơ quan quản lý thuế, nếu doanh nghiệp muốn mang những số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết sang quận/ huyện/ tỉnh/ thành phố mới để sử dụng. Doanh nghiệp phải làm như sau:
Bước 1 – Tại cơ quan thuế nơi chuyến đi: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận/ huyện) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu nộp)
Bước 2 – Tại cơ quan thuế nơi chuyến đến: Nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn và mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/ huyện/ tỉnh mới.
Bước 3: Cập nhật lại địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
Bước 4: 2 ngày sau khi nộp thông báo lên cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link: “http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn” xem đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa thì tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để sử dụng hóa đơn.
Hiện nay. Luật Bistax hỗ trợ các dịch vụ tư vấn và hoàn thành các thủ tục để làm hồ sơ liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn. Các dịch vụ hỗ trợ khách của chúng tôi luôn được đảm bảo dễ dàng kết nối 24/7 để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Xem thêm:
