Hồ sơ, Thủ tục và điều kiện Thành lập công ty phần mềm

Kinh doanh sản xuất, lập trình phần mềm không thuộc nhóm ngành, nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật nên khi thành lập công ty phần mềm chỉ cần đáp ứng các điều kiện được quy định tại Luật doanh nghiệp 2020. Dưới đây là một số điều kiện bắt buộc cần chuẩn bị khi thành lập công ty phần mềm.

• Tên công ty

Tên doanh nghiệp bao gồm 2 thành tố được đặt theo thứ tự là: Loại hình doanh nghiệp + tên riêng. Trong đó, nhà đầu tư cần chú ý đặc biệt vào phần tên riêng để chọn được tên vừa đúng với sở thích nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật.

+ Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu;

+ Hệ thống ngôn ngữ khác không phải hệ chữ La-tinh sẽ không được chấp nhận để đặt tên cho doanh nghiệp;

+ Tên tiếng anh của doanh nghiệp phải được dịch sát nghĩa với tên tiếng Việt;

+ Tên viết tắt của doanh nghiệp phải được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài;

Ngoài việc tuân thủ các yêu cầu trên, doanh nghiệp cần lưu ý thêm không đặt tên trùng hoặc tên có khả năng gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

• Địa chỉ trụ sở chính

Địa chỉ trụ sở chính là địa chỉ liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp trong suốt thời gian hoạt động dưới địa chỉ đó. Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính phải rõ ràng, chính xác và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Khi chọn địa chỉ trụ sở chính để thành lập công ty phần mềm, cần lưu ý một số điểm như sau:

+ Địa chỉ gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

+ Trường hợp nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường chỉ được chấp thuận đối với các hồ sơ đăng ký thành lập mới công ty phần mềm tại các tỉnh; riêng TP. HCM bắt buộc địa chỉ trụ sở đã được cấp số nhà, tên đường;

+ Xem xét đầy đủ giấy tờ liên quan, các điều khoản trong hợp đồng thuê địa điểm và thực hiện ký kết hợp đồng thuê văn phòng trong trường hợp quý khách hàng thuê văn phòng. Điều này không chỉ tạo sự thuận tiện cho khách hàng khi tìm đến doanh nghiệp mà còn có thể đề phòng rủi ro khi các tình huống tranh chấp xảy ra hoặc khi các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

+ Không đặt địa chỉ tại tòa nhà chung cư, tập thể cũ vì những tòa nhà này không có chức năng kinh doanh – thương mại, chỉ sử dụng cho mục đích ở. Khi muốn đặt địa chỉ tại các tòa nhà cao tầng cần phải xem xét các tòa nhà này có mục đích sử dụng thương mại, hỗn hợp để sử dụng vào các mục đích thương mại khác như làm văn phòng, cửa hàng, kinh doanh ngoài sử dụng làm nhà ở hay không. Nếu thuộc trường hợp được phép sử dụng, cần yêu cầu chủ đầu tư cấp Giấy xác nhận công năng để chứng minh địa chỉ có chức năng kinh doanh, thương mại.

• Vốn điều lệ

Khi thành lập công ty phần mềm, pháp luật không quy định vốn tối thiểu và cũng không giới hạn mức đăng ký vốn điều lệ, điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể tự do đăng ký số vốn phù hợp với nhu cầu. Vốn điều lệ không phản ánh  nhiều công việc phát triển kinh doanh của doanh nghiệp, hoàn toàn có thể tăng, giảm khi thay đổi nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, việc đăng ký vốn điều lệ quá thấp hoặc quá cao có thể mang đến những ảnh hưởng như sau:

+ Vốn điều lệ quá thấp: khó tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác lớn bởi điều này đồng nghĩa với việc khả năng chịu trách nhiệm pháp lý của công ty thấp.

+ Vốn điều lệ quá cao: trách nhiệm vật chất tăng, tính chịu rủi ro của người góp vốn cũng tăng theo nhưng sẽ dễ dàng tạo sự tin tưởng với đối tác, khách hàng hơn đặc biệt trong các hoạt động đấu thầu.