Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài Tại Việt Nam

Cập nhật lần cuối: 28/11/2023.

Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005, nhiệm vụ của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là “để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép”. Như vậy, việc thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là điều tất yếu khi các nhà đầu tư quan tâm và muốn gia nhập vào thị trường Việt Nam. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài có thể dễ dàng tìm hiểu thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, Luật Bistax xin tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục pháp lý như sau:

Cơ sở pháp lý

• • Luật Thương mại năm 2005;
  • Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
  • Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

(Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Lưu ý: Ngoài đáp ứng các điều kiện thành lập nêu trên, văn phòng đại diện cần phải đáp ứng các điều kiện khác về nội dung hoạt động, chế độ báo cáo hoạt động, tên Văn phòng đại diện, người đứng đầu Văn phòng đại diện,…theo quy định tại Nghị định 07/2006/NĐ-CP, đặc biệt lưu ý: Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Quyền của Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trích dẫn Điều 17 Luật thương mại 2005 về Quyền của Văn phòng đại diện:

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

3. Chức năng hoạt động của Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trích dẫn Điều 18 Luật thương mại 2005 về chức năng hoạt động của Văn phòng đại diện

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

4. Qui định về người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trích dẫn Khoản 6 Điều 33 về Người đứng đầu Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

b) Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

c) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

d) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

LƯU Ý: Điều kiện về người đứng đầu Văn phòng đại diện nước ngoài rất quan trọng. Trước khi cân nhắc bổ nhiệm Thương nhân cần xem xét kỹ.

5. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

(Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

Hồ sơ thành lập văn phòng đại điện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm 01 bộ với thành phần như sau:

♦ Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu MĐ-1 do Bộ Công Thương ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT. Ghi chú: Mẫu này do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

♦ Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

♦ Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

♦ Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

♦ Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

♦ Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2006/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý:

• Tài liệu quy định tại mục (2), (3), (4) và (5) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tài liệu quy định tại mục (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ nêu trên, thương nhân nước ngoài nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

6.1. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép:

(Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành như sau:

• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế suất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế suất, khu công nghệ cao.
• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện nếu nằm ngoài khu vực nêu trên.

6.2. Quá trình và thời hạn giải quyết gồm 2 bước như sau:

Bước 1: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.

Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Ngoài ra, nếu thuộc 1 trong 2 trường hợp sau thời hạn xử lý có thể kéo dài do bắt buộc phải tham mưu Bộ quản lý chuyên ngành:

• Việc thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hoặc;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Trên đây Luật Bistax mới chỉ khái quát những điều quan trọng, cần phải biết khi thương nhân nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Hãy sử dụng ngay dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công tư nước ngoài tại Việt Nam của Luật Bistax. Bạn sẽ được tư vấn MIỄN PHÍ mọi giấy tờ, thủ tục, kinh nghiệm pháp lý liên quan đến TRƯỚC và SAU khi thành lập văn phòng đại diện.

7. Các chế độ báo cáo định kỳ cho Văn phòng đại diện nước ngoài theo quy định

 a) Chế độ báo cáo thuế

Theo định kỳ hàng quý, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục kê khai thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các trường hợp người lao động có phát sinh thuế TNCN phải nộp.

Lưu ý: Phải kê khai còn việc Văn phòng đại diện nộp thay hoặc người lao động tự đến cơ quan quản lý thu đều nộp được.

b) Báo cáo hoạt động hằng năm

Trích dẫn Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về Chế độ báo cáo hoạt động

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

8. Phí dịch vụ trọn gói thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài công ty nước ngoài tại Luật Bistax

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn MIỄN PHÍ các thủ tục liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài qua những kênh sau:

• Tư vấn trực tiếp trên website https://bistax.vn
• Hotline 07777 23283
• Email: cskh@bistax.vn hoặc tuvan@bistax.vn
• Hỗ trợ trực tuyến trên website hoặc Zalo, Viber, Whatsapp (hỗ trợ 24/24)

Tham khảo thêm:

Mức xử phạt Không nộp báo cáo hoạt động Văn phòng đại diện

Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty uy tín trọn gói tại TPHCM

Cách Phân biệt Chi Nhánh – VPĐD- Địa điểm Kinh Doanh