Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức quan tâm, nhất là các tổ chức đang chuẩn bị tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp mình hay các công ty chuyên ngành, nghề tổ chức sự kiện. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, tránh những rắc rối liên quan đến công tác hành chính, an ninh thì việc xin giấy phép tổ chức sự kiện trước khi diễn ra là điều cực kì quan trọng và cần thiết. Bài viết này sẽ giúp quý khách hàng nắm bắt những thông tin liên quan đến điều kiện và thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện.
Những chương trình, sự kiện nào cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?
Ngoại trừ những chương trình, sự kiện nhỏ phát sinh trong phạm vi gia đình như đám giỗ, đám hỏi, sinh nhật, đầy tháng,… thì các sự kiện khác đều phải xin phép cơ quan có thẩm quyền. Bên cạnh đó, trường hợp tổ chức, cá nhân tổ chức cho đoàn nghệ thuật, người Việt Nam biểu diễn nhằm mục đích phục vụ nội bộ tại trụ sở hoặc biểu diễn tại các cơ sở lưu trú du lịch, nhà hàng ăn uống, giải khát không bán vé, thu tiền xem biểu diễn, không phải đề nghị cấp giấy phép nhưng phải thực hiện các quy định có liên quan.
Như vậy, ngoại trừ các trường hợp trên thì thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện là bắt buộc để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng với quy định pháp luật.
Thành phần hồ sơ cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Trên thực tế, tùy thuộc vào việc trong sự kiện có phát sinh những nội dung nào mà phải tiến hành xin ý kiến các cơ quan liên quan. Đồng thời, cũng tùy vào tính chất của sự kiện mà nộp hồ sơ xin cấp giấy phép vào cơ quan có thẩm quyền phù hợp: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Nghệ thuật biểu diễn.
Có rất nhiều dạng sự kiện với tính chất và quy mô khác nhau như: biểu diễn, tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, triển lãm,… Tùy từng loại hình khác nhau mà hồ sơ đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện có sự khác nhau, tuy nhiên, nhìn chung một sự kiện cần chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ cơ bản như sau để đáp ứng thủ tục đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện (đứng tên doanh nghiệp tiến hành tổ chức sự kiện);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện;
- Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức sự kiện cho khách hàng);
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức sự kiện xin phép (nếu tổ chức sự kiện cho khách hàng);
- Kịch bản nội dung sự kiện, chương trình có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp;
- Chương trình tổ chức sự kiện có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền;
- Chương trình tổ chức sự kiện có rút thăm, khuyến mại thì phải đăng ký khuyến mại với Sở Công thương;
- Và một số hồ sơ, giấy tờ đặc biệt phù hợp với nội dung, tính chất chương trình cần xin cấp phép tổ chức.
Đối với các chương trình không bán vé cần ghi rõ nội dung “Chương trình không bán vé”. Đối với chương trình có bán vé cần nộp kèm theo bản ma-két vé bán.
Quy trình thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Doanh nghiệp cần tiến hành các bước theo trình tự như sau:
Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép theo quy định
Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như phần trên Luật Bistax đã liệt kê, đồng thời thu thập sẵn các hồ sơ liên quan tùy theo tính chất của sự kiện diễn ra.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Nghệ thuật biểu diễn.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ và thông báo hồ sơ hợp lệ hoặc cần bổ sung, điều chỉnh
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, cơ quan cấp giấy phép phải có văn bản yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ;
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền tổ chức thẩm định hồ sơ và cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang tại Việt Nam hoặc ra nước ngoài. Trường hợp không cấp giấy phép phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 4: Nhận giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan có thẩm quyền
Một số điều kiện bắt buộc, lưu ý cho doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện
- Không được phát hành vé quá số ghế hoặc quá sức chứa nơi tổ chức biểu diễn nhằm bảo đảm chất lượng chương trình;
- Bảo đảm âm thanh biểu diễn không vượt quá quy định về tiêu chuẩn mức ồn tối đa cho phép;
- Bảo đảm an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ theo quy định;
- Phải có nội quy, quy định niêm yết tại địa điểm;
- Tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang sau 12 giờ đêm đến 8 giờ sáng phải được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại địa phương nơi tổ chức biểu diễn cho phép;
- Phải có giấy phép tổ chức sự kiện phù hợp.
Trên đây là một số thông tin liên quan đến thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi dự định tổ chức chương trình. Việc tổ chức sự kiện và xin giấy phép tổ chức sự kiện là những công việc đòi hỏi sự đầu tư, chuẩn bị chu đáo, chỉnh chu từ khâu lên kế hoạch chương trình, làm giấy tờ xin phép cho đến công tác tổ chức trên thực tế. Vì vậy, trường hợp cần tổ chức sự kiện quy mô lớn, Luật Bistax khuyến khích quý doanh nghiệp liên hệ đến các đơn vị, doanh nghiệp có chuyên môn trong lĩnh vực này. Mọi mong muốn hỗ trợ, tư vấn về mặt giấy tờ xin giấy phép tổ chức sự kiện, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với Luật Bistax để được giải đáp.
