Cập nhật lần cuối: 13/09/2024.
Trong quá trình hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhận nước ngoài tại Việt Nam, thường xuyên sẽ xuất hiện việc thay đổi Trưởng văn phòng đại diện (người đứng đầu Văn phòng đại diện) tại Việt Nam để thuận tiện và phù hợp hơn với công việc trao đổi, xúc tiến thương mại với các đối tác, thăm dò thị trường. Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trường hợp thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện là một trong những trường hợp phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Cơ sở pháp lý:
- Luật Thương mại năm 2005;
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi trưởng văn phòng đại diện:
Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục thay đổi Trưởng văn phòng đại diện cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ với thành phần như sau:
♦ Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
♦ Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi Trưởng văn phòng đại diện gồm:
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
♦ Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Lưu ý: Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi;
Ghi chú: Việc khai thuế và quyết toán thực hiện tới thời điểm có quyết định thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện tại cục thuế tỉnh (thành phố) nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
2. Những lưu ý khi chọn Trưởng văn phòng đại diện
Theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Trưởng văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
Vì vậy, tại khoản 6 Điều 33 Nghị định này đã liệt kê các trường hợp không được kiêm nhiệm là Trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam như sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Bên cạnh đó, khi giữ vị trí Trưởng văn phòng đại diện, người này phải tuân thủ các quy định khác theo Điều 33 Nghị định này và các văn bản pháp luật có liên quan.
3. Trình tự thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện:
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ nêu trên, thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.
Thời điểm nộp hồ sơ:
Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi Trưởng văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Cơ quan có thẩm quyển tiếp nhận, xử lý hồ sơ thay đổi:
(Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
Cơ quan có thẩm quyền cấp cũng chính là cơ quan có thẩm quyển điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Như vậy, trong trong trường hợp điều chỉnh Giấy phép Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành, cơ quan có thẩm quyền cấp phép được quy định như sau:
– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế suất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế suất, khu công nghệ cao.
– Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện nếu nằm ngoài khu vực nêu trên.
Quá trình và thời hạn giải quyết gồm 2 bước như sau:
Bước 1: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.
Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
Ngoài ra, nếu thuộc 1 trong 2 trường hợp sau thời hạn xử lý có thể kéo dài do bắt buộc phải tham mưu Bộ quản lý chuyên ngành:
- Việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hoặc;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
4. Dịch vụ thay đổi trưởng văn phòng đại diện nước ngoài:
Hãy sử dụng ngay dịch vụ thay đổi trưởng văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam của Luật Bistax. Bạn sẽ được tư vấn MIỄN PHÍ mọi giấy tờ, thủ tục, kinh nghiệm pháp lý liên quan đến TRƯỚC và SAU khi thành lập văn phòng đại diện.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn MIỄN PHÍ các thủ tục liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài qua những kênh sau:
- Tư vấn trực tiếp trên website https://bistax.vn
- Hotline 07777 23283
- Email: cskh@bistax.vn hoặc tuvan@bistax.vn
Hỗ trợ trực tuyến trên website hoặc Zalo, Viber, Whatsapp (hỗ trợ 24/24)
Bạn có thể tham khảo thêm:
- Thủ Tục Gia Hạn Giấy Phép Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài
- Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài Tại Việt Nam
- Thủ Tục Tăng Vốn Điều Lệ Công Ty Vốn Nước Ngoài
- Thủ Tục Tăng Vốn Đầu Tư Công Ty Nước Ngoài
- NGÀNH, NGHỀ TIẾP CẬN THỊ TRƯỜNG CÓ ĐIỀU KIỆN ĐỐI VỚI NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
