Cập nhật lần cuối: 13/09/2024.
Gia hạn văn phòng đại diện hay còn được hiểu là thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Thủ tục này được tiến hành khi văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài đã được cấp phép hoạt động tại Việt Nam nhưng hết thời hạn được phép hoạt động trên Giấy phép được cơ quan có thẩm quyền cấp. Trong bài viết này, Luật Bistax tóm lược các điều kiện và thủ tục gia hạn văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài cần quan tâm.
Cơ sở pháp lý
- Luật Thương mại năm 2005;
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Tại sao phải gia hạn Giấy phép Văn phòng đại diện nước ngoài?
(Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
Ngoài ra, theo quy định tại khoản 3 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn được coi là chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện.
Do đó, khi hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép Văn phòng đại diện đã được cấp mà thương nhân nước ngoài vẫn muốn tiếp tục hoạt động tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục gia hạn Văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Điều kiện để gia hạn Văn phòng đại diện nước ngoài
(Theo quy định tại Điều 21 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
Khi hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép Văn phòng đại diện đã được cấp, thương nhận nước ngoài được gia hạn nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài vẫn còn hoạt động theo pháp luật tại quốc gia mà thương nhân đã thành lập;
- Văn phòng đại diện vẫn còn hoạt động và trong thời gian hoạt động theo Giấy phép cũ không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam;
- Giấy phép Văn phòng đại diện phải còn ít nhất 30 ngày và phải được tiến hành thủ tục Gia hạn.
Ngoài ra, nếu rơi vào một trong các trường hợp bị thu hồi Giấy phép văn phòng đại diện sẽ không được gia hạn theo quy định:
- Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
- Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện trong 02 năm liên tiếp.
- Không gửi báo cáo theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
Hồ sơ gia hạn Văn phòng đại diện nước ngoài
Hồ sơ gia hạn bao gồm 01 bộ với thành phần như sau:
(1) Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu MĐ-4 do Bộ Công Thương ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT.
Lưu ý: Mẫu này do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
(3) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
(4) Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài đã được cấp.
(5) Các chứng từ yêu cầu bổ sung khác nhằm chứng minh Văn phòng đại diện đang còn hoạt động như:
• Văn bản xác nhận không nợ tiền thuê nhà, văn phòng;
• Các chứng từ khai thuế, nộp thuế (biên lai đóng tiền);
• Các văn bản báo cáo hoạt động hằng năm.
Lưu ý:
- Tài liệu quy định tại mục (2) phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Tài liệu quy định tại mục (3) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.
Trình tự thủ tục gia hạn văn phòng đại diện nước ngoài
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ nêu trên, thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.
Thời điểm nộp hồ sơ:
Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.
Cơ quan có thẩm quyền gia hạn Giấy phép:
(Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
Cơ quan có thẩm quyền cấp cũng chính là cơ quan có thẩm quyển gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Như vậy, trong trong trường hợp việc gia hạn Giấy phép Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành, cơ quan có thẩm quyền cấp phép được quy định như sau:
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế suất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế suất, khu công nghệ cao.
- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện nếu nằm ngoài khu vực nêu trên.
Quá trình và thời hạn giải quyết gồm 2 bước như sau:
Bước 1: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.
Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.
Ngoài ra, trường hợp việc gia hạn chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, thời hạn gia hạn có thể kéo dài do bắt buộc phải tham mưu Bộ quản lý chuyên ngành.
Dịch vụ tư vấn thủ tục gia hạn văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Nếu bạn không phải người am hiểu thủ tục, không muốn mất nhiều thời gian đi lại hãy liên hệ với dịch vụ gia hạn văn phòng đại diện nước ngoài của Luật Bistax. Chúng tôi sẽ tư vấn kỹ lưỡng và thay mặt bạn hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan cấp phép. Thời gian chính xác theo đúng lịch hẹn, không rườm rà.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn MIỄN PHÍ các thủ tục liên quan đến gia hạn Văn phòng đại diện nước ngoài qua những kênh sau:
• Tư vấn trực tiếp trên website https://bistax.vn
• Hotline 07777 23283
• Email: cskh@bistax.vn hoặc tuvan@bistax.vn
Hỗ trợ trực tuyến trên website hoặc Zalo, Viber, Whatsapp (hỗ trợ 24/24)
